Prom Night là một sự kiện mang nhiều ý nghĩa đối với học sinh và sinh viên cuối cấp. Sự kiện này xuất phát từ các trường học phương Tây nhưng vẫn đang được giới trẻ Việt Nam đón nhận. Để chương trình Prom Night được diễn ra thành công, chúng tôi sẽ chia sẻ một số các kinh nghiệm  chức tiệc prom và lên kế hoạch chung để thực hiện ngay sau đây.

Prom Night là chương trình như thế nào?

Prom (Promenade) là một chương trình dạ tiệc dành cho học sinh và sinh viên cuối cấp. Chương trình này thường được nhà trường tổ chức vào buổi tối nên thường được gọi là Prom Night. Một buổi chia tay cuối cấp đầy sang trọng và sôi nổi, là sự kiện được chuẩn bị rất công phu trong mọi khâu.

Sự kiện này luôn những bạn học sinh sinh viên đón chờ, bởi sự đặc biệt và ấn tượng nhất là chương trình bình chọn King and Queen. Hoạt động ý nghĩa và thú vị để tìm ra gương mặt nam và nữ sáng giá nhất trong toàn khoa.

Tiệc prom dành cho những bạn học sinh cuối cấp
Tiệc prom dành cho những bạn học sinh cuối cấp

Để tổ chức một chương trình Prom đơn thuần theo kiểu Việt thì rất đơn giản. Tuy nhiên, cách dể tổ chức tiệc Prom thật hấp dẫn thì là một điều không phải ai cũng có thể làm được. Để trông sự kiện thật chỉnh chu, chuyên nghiệp và mang đến nhiều trải nghiệm tốt đẹp cho mọi người. Bạn hãy theo dõi những gợi ý của chúng tôi ngay sau đây.

Lên kế hoạch tổ chức chương trình Prom Night

Lựa chọn địa điểm để tổ chức sự kiện Prom Night

Địa điểm là một yếu tố quan trọng nhất vì sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến kịch bản và kế hoạch thực hiện chương trình. Do đó, việc chọn địa điểm từ sớm sẽ giúp cho bạn dễ dàng theo sát để tiến hành các công việc còn lại.

Thông thường Prom Night sẽ tốt hơn nếu như được tổ chức ngay tại trường. Tuy nhiên, trong trường hợp khuôn viên của trường hẹn, không gian không thuận lợi để có thể bố trí, sắp xếp hệ thống loa đài, ánh sáng thì việc tìm kiếm một địa điểm rộng rãi, tiện nghi hơn để thích hợp để tổ chức là điều vô cùng quan trọng.

Để lựa chọn được một địa điểm phù hợp, bạn cần biết chính xác số lượng người tham gia bao gồm học sinh hay sinh viên trong khóa/ lớp, thầy giáo và cô giáo trong trường, khách mời (nếu có). Kết hợp với ngày tháng, thời gian diễn ra của chương trình để ký kết đặc cọc với bên cho thuê.

Địa điểm tổ chức tiệc prom
Địa điểm tổ chức tiệc prom

Lưu ý khi lựa chọn địa điểm và bạn nên xem xét những yếu tố sau:

  • Lối đi.
  • Chất lượng phục vụ.
  • Trang thiết bị âm thanh.
  • Bãi đậu xe.
  • Nhà vệ sinh.
  • Sảnh trong.
  • Sảnh ngoài.
  • Cơ sở vật chất.
  • Thực đơn tiệc.
  • Giá thành hợp lý

Lựa chọn chủ đề phù hợp trong chương trình Prom Night

Để sự kiện được lưu lại trong tâm trí người tham gia thì điều cốt lõi là bạn phải có một chủ đề cụ thể, concept hay. Đây chính là nguồn “linh hồn” của cả một sự kiện và là “xương sống” giúp bạn phát triển nội dung, triển khai những hoạt động cho đêm Prom Night. Nếu xâu chuỗi những chương trình một cách logic lại với nhau thì người tham gia sẽ dễ hình dung được thông điệp, ý nghĩa một cách sâu sắc và dài lâu.
Có được chủ đề mà bạn sẽ lựa chọn được màu sắc hợp với concept. Để từ đó có thể chuẩn bị những món quà tặng, các vật dụng trang trí phù hợp với concept.

Chọn thực đơn cho cả buổi tiệc Prom Night

Trong đêm Prom Night, các món ăn, thức uống cũng một đóng vai trò quan trọng, là một yếu tố giúp duy trì buổi tiệc. Vì vậy, thiết lập một thực đơn sao cho phù hợp sẽ giúp cho mọi người thưởng thức ngon miệng và vui vẻ hơn trong đêm Prom.

Về việc đặt tiệc, bạn nên lựa chọn một nhà hàng có sự đảm bảo về an toàn thực phẩm, có món ăn thật hấp dẫn và bày trí đẹp mắt. Bạn có thể tham khảo những món ăn để sắp xếp đưa vào thực đơn buổi tiệc Prom.

Kiểm tra hệ thống âm thanh và ánh sáng

Kiểm tra âm thanh và ánh sáng của buổi tiệc
Kiểm tra âm thanh và ánh sáng của buổi tiệc

Chương trình Prom sẽ có sự tương tác nhiều giữa MC và khán giả, những tiết mục văn nghệ cũng đều sẽ được đầu tư. Vậy nên, với hệ thống âm thanh và chất lượng ánh sáng cần trong, vang và phải phối hợp hài hòa. Hạng mục này bạn cần nên kết hợp và khảo sát khi thuê địa điểm để tổ chức sự kiện để đảm bảo đúng chất lượng dịch vụ bên nhà cung cấp mang lại.

Phân bố ngân sách cho các hạng mục

Sự kiện Prom đang được tổ chức bởi một tập thể, có thể là lớp hoặc là cả khóa, vậy nên chi phí thực hiện của chương trình nên chi tiết và cụ thể ngay từ đầu để mọi người biết được chính xác con số đóng góp chính xác. Vì vậy, bạn cần thiết lập một bảng dự trù kinh phí, hoạch toán ngân sách cần có để trách không phân bố chi tiêu phù hợp. Đồng thời, có bảng kế hoạch triển khai nhân sự thực hiện những giai đoạn một cách hợp lý.

Trên đây là các ý chia sẻ của chúng tôi về kinh nghiệm lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện Prom Night. Hy vọng với các thông tin được gợi ý này sẽ giúp cho bạn dễ dàng có kế hoạch thực hiện hơn. Ngoài ra, nếu bạn cần hỗ trợ thêm các thông tin khác, bạn có thể liên lạc với bên cung cấp dịch vụ, đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp và uy tín để trao đổi và bàn bạc chi tiết. Chúc bạn thành công!